私たちのPTA運営ハンドブック

— みんなでつくる、自由で信頼できるPTA —

入退会の完全自由化編

PTA適正化推進委員会／2025年9月第2版

発行にあたって

私たちのPTAは、子どもたちの豊かな学校生活を支えるために、保護者と教職員が協力して活動する任意のサークルです。学校に入学したからといって自動的に会員になるものではありません。PTAの魅力は、一人ひとりが活動内容や会費の使い道を理解し、「参加したい」と心から納得して加入するところにあります。

このハンドブックは、PTAを「みんなが安心して参加でき、信頼される団体」にするためのガイドブックです。入退会の自由を大切にし、透明で開かれた運営を目指して、具体的な手順、書式、ポイントを丁寧にまとめました。法令を遵守しながら、保護者が「子どもたちのために何かしたい」と思える、楽しく意義深いPTAをつくるヒントをお届けします。一緒に、子どもたちの笑顔を支えるPTAを築きましょう。

目次

• 第1章 PTAは「任意」からはじまる

• 第2章 入会は「契約」。申込書を“信頼の鍵”に

• 第3章 「みなし加入＋学校徴収」を卒業しよう

• 第4章 大切な個人情報を守ろう

• 第5章 学校との、ちょうどよい距離感

• 第6章 みんなにオープンな運営を（お金と情報）

• 終わりに

• 付録A'〜D'：単位PTA用 様式サンプル（入会申込書／退会届／プライバシーポリシー／業務委託契約書）

• 巻末資料：チェックリスト（自己点検用）

• 参考リンク集（法令・ガイドライン・参考事例）

第1章 PTAは「任意」からはじまる

私たちのPTAは、子どもたちのために「何かしたい」という想いを持つ保護者と教職員が集まる、自由な任意団体です。学校に入学しただけで自動的に会員になることはありません。大切なのは、一人ひとりがPTAの活動内容や会費の使い道をしっかり理解し、「参加したい」と納得して入会することです。

PTA運営の第一歩は、**「誰でも自由に入会・退会できる」**ことを、すべての保護者に誠実に伝えることから始まります。入学説明会や学校だよりで、「PTAは強制ではありません」「入会しない選択も尊重します」と明確に伝え、安心して選べる環境をつくりましょう。PTAの参加・不参加が、子どもたちの学校生活に一切影響を与えないことを、保護者に約束します。

要点チェック（第1章）

• 今年度の入会申込書に「入会は任意です」「いつでも退会できます」と明確に記載されていますか？

• PTAに入らないことを選んでも、家庭や子どもが学校生活で不利益を受けないことを、入学説明会や配布物で明示していますか？

• 非会員の保護者にも、PTA活動への都度参加（例：イベントのボランティア）の機会を提供していますか？

現場Q&A（第1章）

Q. 入らない人が増えたら、活動が回らなくなってしまうのでは？

A. その懸念は理解できます。しかし、これはPTAの活動を見直し、進化させる絶好の機会です。「従来通り」を続けるのではなく、「本当に必要な活動は何か」「負担を減らす方法はないか」を保護者みんなで話し合いましょう。例えば、運動会の設営を一部業者に委託したり、広報紙をデジタル化して作業を効率化したりすることで、少ない人数でも無理なく活動を続けられます。〇〇小学校では、非会員も参加できるボランティア制を導入し、活動を活性化させています。参加人数が少なくても、意義深く楽しいPTAを目指しましょう。

第2章 入会は「契約」。申込書を“信頼の鍵”に

PTAへの入会は、会費を支払い、会員として活動に参加する正式な契約です。「係や役員の希望調査」を入会の代わりにすることはできません。なぜなら、PTAは「参加したい」と心から願う人が自ら選ぶ場だからです。そして、この契約の心臓部が入会申込書。これこそ、PTAと保護者の信頼を結び、透明で安心な運営を支える「鍵」です。

入会申込書は、PTAの透明性と信頼性を保証する最重要ツールです。保護者が「このPTAなら安心して参加できる」と感じ、活動に前向きになれるよう、曖昧さや強制感を徹底的に排除します。後々のトラブルを防ぎ、すべての会員が気持ちよく活動するために、入会の意思は必ず書面または電子フォームで確認しましょう。この申込書は、PTAと保護者の「信頼の約束」です。以下の項目を、保護者に分かりやすく、丁寧に記載してください：

1. 入会の任意性：PTAは強制ではなく、自由に選べることを明確に。

2. 会費の金額と使い道：会費はいくらで、どんな活動に使われるか具体的に。

3. 主な活動内容：どんなイベントやサポートをするのか、具体例を挙げて。

4. 退会の自由：いつでも退会でき、不利益がないことを約束。

5. 個人情報の取り扱い：預かった情報をどう守るか、明確なプライバシーポリシーで。

保護者の署名や電子的な同意チェックで、「このPTAに参加します」という明確な意思を確認しましょう。入会申込書は、PTAの信頼を築く基盤であり、保護者の安心と参加意欲を引き出す魔法のツールです。絶対に欠かせません！

要点チェック（第2章）

• 入会申込書に、上記の①～⑤が平易で丁寧な言葉で記載されていますか？

• Webフォームで申し込みを受け付ける場合、誰がいつ同意したかの記録（タイムスタンプ、送信IP等）を確実に保存する仕組みがありますか？

• 申込書を配布する際、PTAの活動の魅力や意義を伝える資料（例：活動紹介チラシ）を同封していますか？

現場Q&A（第2章）

Q. これまでは口頭で「よろしくお願いします」と伝えていましたが、ダメなのでしょうか？

A. 口頭でのやりとりは温かみがありますが、「会費の説明を聞いていなかった」「退会できないと思わされた」といった誤解や不信感の原因になりがちです。入会申込書は、こうしたトラブルを未然に防ぎ、すべての保護者が同じ情報を共有して納得の上で参加できる、PTAの信頼の鍵です。たとえば、横浜市ではGoogleフォームを使った入会申込を導入し、保護者の負担を軽減しながら同意ログを自動保存。保護者からも「分かりやすくて安心」と好評です。書面や電子フォームによる記録は、現代のPTA運営の必須条件であり、信頼を築く第一歩です。

第3章 「みなし加入＋学校徴収」を卒業しよう

「みなし加入」（入学＝自動的にPTA会員）や、学校がPTA会費を一括徴収する慣行は、保護者の自由な選択を奪い、個人情報の無断利用や会計の不透明さを招くリスクがあります。PTAが自立した、信頼される団体として輝くために、以下のステップで運営をアップデートしましょう。

1. 自分たちで入会申込書を集めよう：
   毎年度、PTAが主体となって申込書を配布・回収し、誰が会員かを正確に把握する「会員台帳」を作成。これで「みなし加入」を卒業し、透明性が大きく向上します。

2. PTA専用の口座をつくろう：
   会費はPTA名義の銀行口座で直接管理。学校の口座と混ぜないことで、会計が明確になり、会員への説明責任を果たしやすくなります。

3. 学校へのお願いは「正式」に：
   やむを得ず学校に会費の集金を依頼する場合、口頭の依頼ではなく、業務委託契約書を交わし、保護者から代理徴収の同意書を取得。責任の範囲を明確にしましょう。

これらのステップで、PTAは保護者から信頼される、自主性のある団体に生まれ変わります。

要点チェック（第3章）

• PTA会費は、学校の口座ではなく、PTA専用の口座で管理していますか？

• 学校に集金を依頼する場合、業務委託契約書と保護者の同意書を用意していますか？

• 毎年更新の会員台帳で、誰が会員かを正確に把握していますか？

現場Q&A（第3章）

Q. 会費集めに、民間の集金代行サービスやアプリを使ってもいいですか？

A. もちろんです。PayPayや専用アプリを活用すれば、保護者の支払いが簡単になり、会計担当の負担も軽減されます。〇〇小学校では、Squareを使ったキャッシュレス集金を導入し、保護者から「便利で助かる」と好評です。ただし、サービス提供会社と個人情報の取り扱い契約を結び、情報漏洩を防ぐルールを明確にしてください。これで、信頼と効率を両立できます。

第4章 大切な個人情報を守ろう

PTAは、会員の氏名や連絡先など、大切な個人情報を扱います。この情報を守ることは、PTAの信頼の基盤であり、保護者の安心を支える鍵です。個人情報保護法（APPI）に則り、以下のルールを徹底しましょう。

1. ルールを決めよう：
   「何のために（例：行事連絡）」「誰の（例：会員の保護者）」「どの情報（例：氏名・メールアドレス）」を扱うかを明確にし、プライバシーポリシーにまとめます。目的外利用は絶対に禁止です。

2. 同意をもらおう：
   入会申込書で、利用目的を丁寧に説明し、保護者の明確な同意を得ます。学校から名簿を受け取る場合も、保護者の個別同意が必須です。

3. 保管と廃棄は厳重に：
   データはパスワード保護、紙の名簿は施錠保管。退会した会員の情報は、規約で定めた期間（例：1年）後に、シュレッダーやデータ完全消去で廃棄します。

保護者の安心は、PTAの信頼の土台。丁寧な運用で、みんなの笑顔を守りましょう。

要点チェック（第4章）

• 個人情報の利用目的、保管期間、廃棄方法を定めたプライバシーポリシーがありますか？

• 退会した人の情報を、規約に基づき速やかに廃棄していますか？

• 学校から名簿を受け取る場合、保護者の個別同意を確認していますか？

現場Q&A（第4章）

Q. 委員会の連絡網にLINEグループを使っても大丈夫？

A. 問題ありません。LINEは便利なツールですが、グループの目的（例：行事連絡）を明確にし、招待前に本人の許可を得ましょう。退会者や年度替わり時には、速やかにグループから削除する運用を徹底してください。あるPTAでは、LINE運用ルールを規約に明記し、トラブルなくスムーズに運営しています。安心の連絡網で、PTAの絆を深めましょう。

第5章 学校との、ちょうどよい距離感

学校はPTAの大切なパートナーですが、PTAは学校の下部組織ではありません。保護者が主役の、独立した団体です。学校と適切な距離感を保ち、自主性を発揮しましょう。

1. PTAの主役は保護者：規約に「役員は保護者会員から選出」と明記し、保護者の声で活動方針を決めます。

2. 先生方の役割はサポーター：校長や教頭には、議決権を持つ役員ではなく、顧問やアドバイザーとして関わってもらいましょう。特に、会計業務には関わらないよう、役割を明確に。

3. 連携はオープンに：学校との協力（例：体育館利用、広報紙配布）は、業務委託契約や覚書で透明化。

この距離感が、PTAの自主性と学校との良好な関係を両立させます。

要点チェック（第5章）

• PTA規約に「役員は保護者会員から選出」と明記されていますか？

• 校長や教職員が、議決権を持つ役員（会長、副会長、会計等）に常任していませんか？

• 学校との協力は、口頭ではなく文書（契約書や覚書）で明確化していますか？

現場Q&A（第5章）

Q. これまで通り、校長先生に副会長をお願いしたいのですが…

A. 学校との連携を大切にしたい気持ちはよく分かります。しかし、校長が役員に常任すると、PTAが学校の意向に縛られ、自主性が損なわれる可能性があります。代わりに、校長にオブザーバーとして役員会に参加してもらい、アドバイスをもらう形を検討してみませんか？横浜市内の小学校では、顧問として教員に関わってもらい、保護者主体の運営を成功させています。

第6章 みんなにオープンな運営を（お金と情報）

PTAは、会員から預かった会費と、みんなの想いで動いています。このお金と情報を透明にすることが、信頼されるPTAの鍵です。保護者が「このPTAなら参加したい！」と思える運営を目指しましょう。

1. 活動とお金の流れを見える化：
   年度末には、「どんな活動をしたか（事業報告）」と「会費をどう使ったか（決算報告）」をセットで作成。総会で報告し、PTAウェブサイトや広報紙で全会員に公開しましょう。

2. 会費には根拠を：
   次年度の会費額を決める際、「運動会に〇円、広報紙に〇円だから、会費は〇円」と予算案を具体的に示し、総会で会員の承認を得てから徴収。

3. 寄付も透明に：
   企業や個人からの寄付を受け入れる場合、「任意であること」「使い道（例：図書購入）」を明確にし、誰からいくら受け取ったかを記録・公開。

オープンな運営は、保護者の信頼と参加意欲を引き出します。

要点チェック（第6章）

• 事業報告書と決算書を、全会員に配布またはウェブサイトで公開していますか？

• 会費の値上げを検討する場合、必要性をデータで示し、総会で丁寧な説明と質疑応答を行っていますか？

• 寄付を受け入れる場合、金額と使い道を記録し、公開していますか？

現場Q&A（第6章）

Q. 企業や個人からPTA活動への寄付を受け取ることはできますか？

A. 可能です。寄付は活動の幅を広げる素晴らしいサポートです。ただし、「任意であること」「使い道（例：運動会のお菓子）」を明確にし、誰からいくら受け取ったかを記録・公開しましょう。横浜市内のPTAでは、寄付金を図書購入に充て、「〇〇社から〇円の寄付をいただきました」と広報紙で報告し、保護者から高い信頼を得ています。

巻末資料：チェックリスト（自己点検用）

参考リンク集（法令・ガイドライン・参考事例）

• 日本国憲法・民法・個人情報保護法：https://laws.e-gov.go.jp/

• 個人情報保護委員会Q&A（PTA名簿）：https://www.ppc.go.jp/personalinfo/faq/APPI_QA/

• 文部科学省（学校徴収金の公会計化）：https://www.mext.go.jp/

• 日本PTA全国協議会（参考事例）：https://www.nippon-pta.or.jp/

終わりに

私たちのPTAは、子どもたちの笑顔と豊かな学校生活を支えるために、保護者と教職員が手を取り合ってつくりあげる任意の団体です。

このハンドブックは、「自由で信頼できるPTA」を目指し、誰もが安心して参加できる環境を整えるための具体的なガイドとして生まれました。

入退会の自由、透明な運営、個人情報の保護、そして学校との適切な距離感。これらを大切にすることで、PTAは保護者の想いを結集し、子どもたちにとってより良い学校環境をつくる力になります。

PTA活動は、完璧である必要はありません。大切なのは、「子どもたちのために何かしたい」という気持ちを共有し、みんなでアイデアを出し合いながら、一歩ずつ進むこと。時には試行錯誤もあるでしょう。

それでも、保護者の声に耳を傾け、透明で開かれた運営を続けることで、PTAは信頼と楽しさに満ちた場になるはずです。

このハンドブックが、皆さんのPTAをより魅力的で意義深いものにする一助となれば幸いです。さあ、一緒に、子どもたちの未来を支える、笑顔あふれるPTAをつくりましょう！PTA適正化推進委員会

2025年9月　PT適正化推進委員会

付録

PTAの個人情報　5つの約束

■ 5つの約束（これだけは徹底）

✅ ① 何のために集めるかを先に伝える（利用目的をはっきり）。

✅ ② 必要な分だけ集める（“とりあえず全部”はNG）。

✅ ③ 学校の名簿は勝手に使わない（PTAは入会申込・同意で集める）。

✅ ④ 目的外には使わない・渡さない（変えるなら周知・同意）。

✅ ⑤ いらなくなったらすぐ消す（保存期間を決めて廃棄）。

■ よくある場面の“これどうする？”早見

・連絡用メールリスト： 連絡だけに使う。広報・勧誘には使わない。

・行事写真のWeb/SNS掲載： 掲載は別途同意。写りたくない人への配慮。

・オンライン表計算・クラウド： 共有は“メンバー限定”。公開リンクは使わない。

■ もし“やってしまった”と気づいたら（困った時の3手順）

🆘 ① すぐ止める：共有リンク停止／誤送信回収／公開停止。

🆘 ② すぐ報告：個人情報担当・会長へ。委託先にも連絡。

🆘 ③ 記録＆案内：何が・いつ・どれだけ。必要なら本人へのお知らせも。

※詳しい運用は規程・付録（保有期間表／事故対応フロー）に従ってください。

相談・連絡先：個人情報担当＿＿＿＿／メール＿＿＿＿＠＿＿＿＿／電話＿＿＿＿

付録（標準様式ひな形）

「児童氏名」記載除外と「入会しない方は提出不要」の設計について

本「PTA入会申込書」は、「児童氏名」を記載せず、「入会を希望しない方は提出不要」とする設計を意図的に採用しています。PTAの任意性、個人情報保護、訴訟リスク軽減、保護者負担軽減を目的とします。

1. 「児童氏名」を除外する理由

• 任意団体の性質：PTAは保護者主体。契約は保護者の意思に基づき、児童氏名は不要。保護者氏名・連絡先・学年組（任意）で対応可能。

• 個人情報保護法：個人情報保護法に基づき、収集は必要最小限にする。児童氏名は不要で、収集は訴訟リスク（例：プライバシー侵害）を高める。

• 代替手段：学年組で連絡管理。児童氏名は別途同意書で収集する。

• 信頼向上：個人情報保護の姿勢で保護者の信頼を獲得する。

2. 「入会しない方は提出不要」の理由

• 任意性の徹底：憲法第21条に基づき加入は自由。提出強制は任意性を損なう。

• 個人情報保護：非会員の情報収集は個人情報保護法違反のリスク。訴訟リスクを回避。

• 負担軽減：提出の手間をなくし、「強制しないPTA」のイメージを強化。

• 効率化：入会希望者のみ提出で、会員台帳作成を簡素化。

3. 設計の目的

• 法的リスク軽減：訴訟リスク（例：会費返還、プライバシー侵害）を回避。

• 保護者信頼の構築：「強制なし」「情報保護」で信頼獲得。

• 教育環境保護：非会員差別を防ぎ、公平性を確保。

• 運営効率化：事務負担を軽減。

4. 運用上の配慮

• 周知：入学説明会やWebで「入会は任意、提出不要」「児童氏名不要」を説明する。

• 管理：提出者のみで会員台帳作成。非会員にボランティア機会を提供する。

• 個人情報：非会員情報は収集しない。

• 訴訟リスク対応：同意ログを保存し、説明義務を履行する。

付録A：入会申込書

PTA入会申込書

私は、〇〇小学校PTAの目的・活動趣旨に賛同し、以下の内容を確認・同意のうえ、入会を申し込みます。

※入会を希望しない方は、本書類の提出は不要です。

保護者氏名：＿＿＿＿＿＿＿（自署）

連絡先：電話＿＿＿＿＿＿＿／メール＿＿＿＿＿＿＿

関連学年組：＿年＿組（例：1年2組）※行事連絡のために任意記載

重要事項の確認（以下の項目を確認し、各項目に□をチェックしてください）

□ 任意性：PTAへの入退会は完全に自由であり、学校生活での利益・不利益と一切連動しません。

□ 会費：年会費00円。予算・決算は総会および学校Webで公開します。

□ 主な活動：学年行事補助（運動会、遠足等）、広報紙発行等（詳細は別紙または学校Web参照）。

□ 退会自由：年度途中でも退会届提出日に効力が発生します（返金は規約に基づく）。

□ 個人情報：

• 取得項目：保護者氏名・連絡先、関連学年組（任意）

• 利用目的：会員管理、連絡網運用、会費管理、行事運営

• 第三者提供：学校との必要最小限の共同利用（例：行事連絡）に限定

• 保存期間：退会後1年で確実に廃棄（紙：溶解、電子：完全消去）

同意の確認

上記の重要事項をすべて確認し、同意のうえ、〇〇小学校PTAへの入会を申し込みます。

提出日：202〇年＿月＿日　　　署名　　　　　　　　　　　　　

付録B：退会届

PTA退会届

〇〇市立〇〇小学校 PTA会長 殿私は、以下のとおり〇〇小学校PTAを退会します。

退会効力日：本届出提出日

保護者氏名：＿＿＿＿＿＿＿（自署）

連絡先：電話＿＿＿＿＿＿＿／メール＿＿＿＿＿＿＿

関連学年組：＿年＿組（例：1年2組）※確認のために任意記載  

備考：  理由の記載は不要です。  

会費の返金は規約に基づきます（例：4月〜9月の退会は月割返金、10月以降は返金なし）。  

退会による不利益は一切ありません。都度ボランティアなど、引き続き参加機会を提供します。

付録C：個人情報取扱規程（プライバシーポリシー抄）

• 事業者：〇〇小学校PTA

• 管理者：PTA会長（連絡先：ptainfo@example.com (mailto:ptainfo@example.com)）

• 利用目的：

  1. 会員管理（名簿作成・更新）

  2. 連絡網運用（行事案内、緊急連絡等）

  3. 会費徴収・管理

  4. 行事運営（企画、参加者管理）

  5. 苦情・問合せ対応

  6. 法令に基づく対応

• 安全管理：施錠保管、アクセス制限、持出禁止、委託先管理（秘密保持契約締結）。

• 第三者提供：原則として本人の同意が必要。学校との共同利用は、目的（例：行事連絡）と範囲（氏名・連絡先）を限定し、文書で明示。

• 開示等請求：本人からの開示・訂正・利用停止等の求めに、速やかに対応（窓口：PTA事務局）。

• 保存・廃棄：退会後1年で復元不能化（紙：溶解処理、電子：消去証跡保全）。

付録D：学校、PTA間 業務委託契約書（会費徴収受託時・標準）

第1条（目的）

　甲（〇〇小学校PTA）は、乙（〇〇小学校長）にPTA会費の収納事務（以下「本件業務」）を委託し、乙はこれを受託する。

第2条（業務範囲）

　納入通知の配布、会費の受領、指定口座への送金、誤収納時の返金対応。

第3条（同意確認）

　乙は、甲が各会員から代理徴収への個別同意を取得済であることを確認する。

第4条（個人情報）

　乙は、本件業務での個人情報を目的外利用・第三者提供せず、漏洩時は直ちに報告し、拡大防止措置を講じる。甲は乙の監督義務を負う。

第5条（報酬・費用）

　事務費は実費精算（上限000円/年）。学校会計とPTA会計の混在を厳禁。

第6条（再委託禁止）

　乙は、甲の書面承諾なく本件業務を再委託しない。

第7条（監査）

　甲および教育委員会は、本件業務の監査を行うことができる。

第8条（責任）

　乙の帰責事由による損害は乙が賠償する。天災等による免責を除く。

第9条（契約期間・解除）

　契約期間は1年。重大違反時は催告なく解除可能。

第10条（反社排除）

　甲乙双方は、反社会的勢力との取引を排除する。

第11条（合意管轄）

　〇〇地方裁判所を専属的合意管轄とする。

同意書（保護者）別紙：

　学校によるPTA会費の代理徴収への同意

• 目的：PTA会費の徴収・管理

• 範囲：保護者氏名、会費金額

• 期間：2025年度（1年間）

• 撤回：書面提出により随時可能

付録E：ＰＴＡ個人情報取扱規則（標準）

第1条（目的）

本規則は、〇〇PTA（以下「本会」という）が取り扱う個人情報について、関連法令等に基づき適切に取得・利用・保管・提供・廃棄し、漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理を徹底することを目的とする。

第2条（定義）

1. 「個人情報」：生存する個人に関する情報であって、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、写真・動画・音声、学年・クラス、保護者情報等、特定の個人を識別できるものをいう。
   
   

2. 「個人情報データベース等」：容易に検索できるよう体系的に構成した個人情報の集合体をいう（名簿、連絡表、クラウド管理名簿等）。
   
   

3. 「個人データ」：個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
   
   

4. 「保有個人データ」：本人からの開示等の請求に応じることができるよう、本会が自ら作成・取得し、かつ長期的に保有する個人データをいう。
   
   

5. 「要配慮個人情報」：本人に対する不当な差別等が生じ得る事項（健康・障害等）に関する個人情報をいう。
   
   

6. 「委託」：本会の業務の全部又は一部を外部事業者に委ねることをいう。
   
   

第3条（適用範囲）

本規則は、本会の役員・委員・会員・ボランティア、及び本会の業務を受託する事業者が取り扱う個人情報に適用する。

第4条（管理体制）

1. 本会は個人情報保護管理者を置き、規程整備、教育、監査、事故対応を統括させる。
   
   

2. 役員は権限管理を行い、アクセスは職務上必要最小限に限定する。
   
   

第5条（取得の原則）

1. 取得は入会申込書等による明示の同意を前提とし、目的を特定のうえ適法かつ公正な手段で、必要最小限の範囲で行う。
   
   

2. 学校が保有する名簿の提供依頼・受領は禁止する（本人の明示同意と学校側の法令・規程に基づく適法な手続がある場合を除く）。
   
   

3. 取得時に利用目的、問合せ窓口を通知又は公表する。
   
   

第6条（利用目的）

1. 個人情報の利用目的は次のとおりとする。
   (1) 総会・委員会等の運営（通知・資料送付・議決管理）
   (2) 行事の企画・運営・保険手続・緊急連絡
   (3) 会費徴収・会計処理・監査対応
   (4) 問合せ対応、苦情処理、事故対応
   (5) 役務提供・委託先管理
   
   

2. 目的外利用は、本人の同意を得ない限り行わない。目的の変更は相当の関連性を有する範囲で行い、変更内容を通知又は公表する。
   
   

第7条（第三者提供）

1. 法令に基づく場合等を除き、本人の同意なく第三者に提供しない。
   
   

2. 第三者提供を行ったときは、提供記録を作成・保存する。
   
   

3. 国外にある第三者（海外クラウドを含む）に提供する場合は、法令に基づく確認・同意取得等の必要措置を講ずる。
   
   

4. 本会は共同利用を原則実施しない。将来共同利用を行う場合は、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を事前に公表する。
   
   

第8条（委託）

1. 印刷、発送、クラウド、アンケート等を委託する場合、機密保持、目的外利用禁止、再委託条件、安全管理措置、事故時の連絡・責任等を規定した契約を締結する。
   
   

2. 本会は委託先に対し、必要かつ適切な監督を行う。
   
   

第9条（安全管理措置）

1. 組織的：取扱台帳・アクセス権限管理、定期点検・監査、事故対応手順の整備。
   
   

2. 人的：就任時研修・年次研修、誓約書の取得、退任時の返却・消去確認。
   
   

3. 物理的：紙媒体は施錠保管・持出申請制、廃棄は溶解・シュレッダー。
   
   

4. 技術的：端末認証、パスワード強度、暗号化、ログ取得、外部媒体原則禁止、クラウド設定の公開範囲制御。
   
   

第10条（漏えい等事故時の対応）

1. 事故発生時は、事実関係の確認、影響範囲の特定、拡大防止、原因究明、再発防止を速やかに実施する。
   
   

2. 要配慮個人情報や不正利用のおそれ等、法令上報告・通知が必要な類型に該当する場合、個人情報保護委員会への報告及び本人通知を行う。
   
   

第11条（写真・動画・広報）

1. 行事等での撮影・掲示・配布・Web/SNS掲載は、原則として別途同意に基づく。
   
   

2. 撮影NG希望者への配慮（ビブス・席配置・トリミング等）を行い、不要データは速やかに削除する。
   
   

第12条（権利行使）

1. 本人は、開示、訂正・追加・削除、利用停止、第三者提供停止を請求できる。
   
   

2. 請求は所定様式で行い、本人確認を経て、原則30日以内に回答する（必要に応じ延長可）。
   
   

3. 手数料の有無、不開示事由及びその理由は、あらかじめ公表する。
   
   

第13条（保有期間・廃棄）

1. 目的達成後は速やかに削除・廃棄する。
   
   

2. 会計・監査関連等、法令・規約上の保存が必要な情報は、必要最短期間（例：決算確定後○年）保有し、期間満了後に安全に廃棄する。
   
   

3. 退会者情報の保有は清算・監査等に必要な最短期間に限る。
   
   

第14条（教育・啓発）

役員・委員・関係者に対し、就任時及び定期的に個人情報保護研修を実施する。

第15条（規則の公表・改定）

1. 本規則は、Web又は配布物により公表する。
   
   

2. 改定は総会又は役員会で承認し、重要変更時は会員に通知する。
   
   

第16条（相談・苦情窓口）

本会事務局（住所・メール・電話）を窓口とし、誠実・迅速に対応する。

附則

1. 本規則は2025年○月○日から施行する。
   
   

2. 施行日において保有する個人情報については、本規則に従い順次見直しを行う。

付録F　保有期間の早見表（PTA版）

目的達成後は最短で廃棄が原則。監査・紛争可能性があるものは例外的に延長。

データ種別

主な内容例

保存場所（例）

保有期間の目安

例外・備考

廃棄方法

入会申込書・同意書

会員・保護者情報、同意チェック

施錠書庫、アクセス制御クラウド

在籍中＋退会後2年

紛争の兆候がある場合は最大5年

紙は溶解/クロスカット、電子は完全消去

退会届

退会意思・日付

同上

2年

紛争兆候で最大5年

同上

会員名簿（最新版）

氏名・学年・連絡先

アクセス制御クラウド

常時更新／旧版は即時廃棄

旧版は保持しない

旧版は速やかに完全削除

連絡網（メール配信リスト）

メール、電話

同上

最新版のみ

配信停止者は即時削除

同上

役員・委員台帳

役職・任期・連絡先

同上

任期終了後3年

引継ぎ用に必要最小限

同上

総会議事録・役員会議事録

議題・決議・出欠

クラウド/紙

5～10年

規約で永年保管も可

電子保管推奨、紙は溶解

委任状・議決権行使書

総会関連書類

施錠書庫

2年

監査対応で延長可

溶解

会計帳簿・会費台帳・領収書

会計根拠書類

クラウド/施錠保管

7年

監査・補助金要件に従う

紙溶解、電子完全削除

監査資料・決算関連

監査調書・確認票

同上

5年

補助金規程に合わせる

同上

行事申込・保険手続類

参加者名簿・保険加入

同上

行事終了後1年

事故発生時は事故終結後5年（最大10年）

同上

問合せ・苦情対応記録

受付・経過・結論

クラウド

解決後3年

紛争兆候で最大5年

完全削除

権利行使請求記録

開示・訂正・停止の履歴

同上

対応完了後5年

説明責任の観点

同上

委託契約書・NDA

業務委託関連

クラウド/施錠保管

契約終了後5年

高機密は最大10年

同上

写真・動画（広報）

行事写真・動画

アクセス制御クラウド

公開終了後速やかに（上限3年）

児童卒業後1年で一括点検削除

メタデータ含め削除

SNS・Web掲載データ

掲載記事・画像

CMS/クラウド

掲載期間のみ

同意撤回時は即時削除

同上

児童の配慮情報（要配慮）

健康・配慮希望

取扱回避が原則

当該行事終了後即時

取得は最小化・別同意

即時削除

アクセス・操作ログ

名簿アクセス履歴

システム

1～2年

事故調査用途で最低1年

ローテーション削除

端末・媒体管理台帳

貸出・返却記録

クラウド

2年

返却・廃棄証跡保管

同上

インシデント対応記録

漏えい事案の経過

クラウド

5年

再発防止・説明責任

同上

注：保存期間は組織の規約・補助金交付要綱・会計監査要件に優先して調整してください。

付録G　個人情報 事故対応フロー（PTA版）

1. 体制（RACI）

• 責任者（R）：個人情報保護管理者
  
  

• 最終決裁（A）：会長
  
  

• 実行（C）：事務局／担当部、情報システム担当、委託先窓口
  
  

• 支援・助言（I）：顧問・法務、広報、学校連絡窓口
  
  

2. 初動 0〜24時間

1. 検知・一次報告（誰でも）：事実・日時・対象範囲・媒体・関係者をメモ。
   
   

2. 封じ込め：共有リンク停止、誤送信回収依頼、端末リモートワイプ、公開停止。
   
   

3. 管理者へ即時連絡：専用連絡先（メール/電話/チャット）に統一。
   
   

4. 証拠確保：ログ退避、スクリーンショット、関係ファイルの版固定。
   
   

5. 再発防止の仮措置：権限見直し、テンプレ利用停止など。
   
   

3. 24〜72時間

• 事実確認／影響評価：件数、属性（要配慮含むか）、悪用可能性、技術的原因、再発防止案。
  
  

• 報告対象事態の判定：次のいずれかに該当すればPPC報告・本人通知の対象。
  
  

  • 要配慮個人情報を含む
    
    

  • 財産的被害のおそれ（例：認証情報）
    
    

  • 不正の目的によるおそれ
    
    

  • 1,000人超の漏えい等（おそれ含む） BUSINESS LAWYERS
    
    

4. 速報（第一次報告）— 発覚から概ね3〜5日以内

• 報告対象なら、個人情報保護委員会（PPC）へ速報を「速やかに（目安3～5日以内）」提出。土日祝も起算に含まれる。 PPC+2PPC+2
  
  

• 速報で全事項が揃う場合は速報＝確報で兼ねても可。 PPC
  
  

5. 確報（第二次報告）— 発覚から30日以内（不正目的の疑いは60日以内）

• 速報後、調査完了見込みに応じて**30日以内（不正目的の疑いは60日以内）**に確報を提出。未判明事項は追完可・期限の算定は土日祝含む。 PPC+1
  
  

6. 本人通知

• 本人への通知は「速やかに」。内容は事案概要、流出項目、想定リスク、本人側の推奨対応、問合せ窓口、再発防止策等。 Baker McKenzie Resource Hub+1
  
  

7. 外部委託先が関与する場合

• 契約（秘密保持、再委託制限、事故時通報義務）に基づき直ちに状況聴取・是正指示、必要に応じ共同でPPC報告。
  
  

8. 広報・関係先連絡

• 誤情報拡散を避けるためファクト一元化。学校・教育委員会への連絡要否は事案の性質により判断。
  
  

9. 事後処置・再発防止

• 原因分析（技術／運用／教育）、ルール改定・研修、アクセス権限棚卸し、テンプレ修正、ログの定例取得を実施。
  
  

• 事故対応記録は5年保管（説明責任・再発防止のため）。
  
  

参考：本人通知テンプレ（要約）

• 件名：〈重要〉個人情報に関するお知らせとお詫び（〇〇PTA）
  
  

• 本文：発生日時／判明日時、対象情報、想定される影響、現時点の対応、本人にお願いしたい対処（パスワード変更等）、お問合せ窓口、再発防止策、代表者名。
  
  

• 形式：個別通知が原則（メール＋紙配布）、Web掲載は補完。
  
  

参考：よくあるシナリオ別 初動メモ

• メール誤送信（To/Cc/Bccミス）：回収依頼、誤送信先の削除依頼、ログ確保、PPC要否判定。
  
  

• 共有リンクの誤公開：即時アクセス遮断、公開範囲見直し、既存アクセスの洗い出し。
  
  

• 端末・USB紛失：遠隔ロック／ワイプ、暗号化有無確認、悪用可能性評価。
  
  

• 紙名簿の配布ミス：回収、受領記録、再発防止（封入・宛名照合手順）。